O papel da governança da informação na sua transformação digital

Entenda como ter maior controle sobre seus dados pode destacar sua empresa e ajudá-la a se adequar à LGPD

 

Para muitas organizações, o debate da governança não é exatamente recente. Não são poucas aquelas que há tempos buscam estar em dia com o tópico para manter o bom funcionamento dos seus ambientes corporativos. Boas práticas visando maior transparência e responsabilidade fiscal, por exemplo, já têm sido amplamente adotadas em empresas dos mais variados setores. Quando nos referimos às informações que elas detêm, no entanto, a história é outra — e muito mais ignorada.

Hoje, muitas empresas se orgulham de saírem na frente e coletarem e armazenarem informações cruciais para seu planejamento estratégico, como se isso fosse um processo automático e que demandasse pouca ou nenhuma intervenção. Fora do discurso, um problema grave segue existindo: poucas são aquelas que conseguem controlar e extrair valor de suas informações.

Organizações que já direcionam as práticas de governança para seus bancos de dados são capazes de tomar decisões mais inteligentes e têm índices de produtividade mais elevados. Mas em que consiste a governança da informação e quais são suas implicações? Acompanhe conosco:

Enxergando valor na informação

Coletar informações e estruturar os bancos de dados é crucial, mas, sem uma direção clara, é debilitante. É necessário, portanto, conseguir filtrar o que há de mais importante e aproveitar ao máximo. Parte daquilo que vem sido chamado de data culture, a governança da informação é o conjunto de diretrizes que visam assegurar e garantir a qualidade, relevância e acurácia destes dados, bem como um maior controle sobre eles. A Gartner ainda acrescenta que ela inclui “as especificações e a estrutura de responsabilidade para garantir um comportamento adequado na avaliação, criação, armazenamento, uso, arquivamento e apagamento de informações”.

A exemplo de outros processos, como a transformação digital, a governança da informação não fica restrita a poucas áreas dentro de uma empresa, também constituindo uma abordagem holística, que pretende impactá-la por inteiro. Por isso, muitas organizações se empenham na formação de conselhos voltados para o tema, onde são debatidos e aprovados políticas e procedimentos internos para a utilização de seus dados. Esses times também têm a missão de comunicar as decisões ao resto da equipe e elaborar treinamentos específicos.

O ciclo de vida da informação

Logo, podemos dizer, em linhas gerais, que garantir a governança da informação é assegurar maior controle sobre o ciclo de vida da informação. Se suas práticas têm o fim de reconhecer o valor a ser extraído de uma informação e otimizar a sua utilização, o gerenciamento do ciclo de vida da informação parte do pressuposto que esse valor passa por constantes mudanças e que isso deve ser esclarecido.

Esse gerenciamento é a compreensão prática do fluxo de uma informação, do momento em que ela é gerada até a hora em que ela se torna ultrapassada e é, consequentemente, deletada. Ao longo de suas etapas, a utilização por parte do usuário e seu comportamento também entram na equação. São mensurados seus impactos positivos e negativos sobre aquilo que foi armazenado e também se o material está sendo realmente manipulado ou não.

Comumente, dividimos esse ciclo em cinco etapas, sendo elas:

  • Criação: após ter sido adquirida de uma fonte externa ou gerada internamente, este é o momento em que uma informação chega aos bancos de uma empresa;
  • Armazenamento: aqui, tudo deve ser feito com extremo cuidado, uma vez que armazenar tantos tipos variados de dados com segurança e em conformidade com os marcos regulatórios existentes é bastante desafiador. Idealmente, deve se pensar em soluções que permitam seu fácil acesso e utilização por diferentes membros da equipe, como serviços de nuvem;
  • Uso: depois de armazenada e acessível para a empresa, as informações disponíveis passam a ser analisadas e a desempenhar papel crítico na tomada de decisões e no planejamento estratégico;
  • Compartilhamento: nesta etapa, a informação está no auge de sua vulnerabilidade. Se em algum momento ela for compartilhada com diferentes pessoas, é necessário definir parâmetros e permissões para que sua utilização não saia de controle. O ideal é que esteja claro o que poderá ser feito com o material e em que ambientes isso poderá acontecer;
  • Descarte: se um dos principais preceitos da governança é a utilização inteligente da informação, não há por que manter nada que seja obsoleto. Por isso, é importante checar a todo momento o status de tudo que sua organização armazena para que se descubra o que ainda é útil e o que já deixou de ser.

O tempo de execução de todo o ciclo ainda não é pré-estabelecido. Desde que as informações estejam em segurança e utilizáveis, elas ainda são válidas. Anos podem se passar até que elas se tornem obsoletas e é importante frisar que uma informação antiga não é, necessariamente, menos valiosa do que uma nova: tudo depende de sua relevância e de como ela ainda pode ser aproveitada.

Por que assegurar a governança da informação?

Até aqui, falamos muito do valor a ser descoberto de uma informação, mas como ele se manifesta na prática? Empresas que exercem maior controle sobre as informações que detêm percebem constantemente inúmeros pontos positivos. Se antes gastavam muito tempo e dinheiro nos processos de coleta e descoberta de dados para só depois identificar quais eram apropriados e adequados à sua atuação, hoje elas conseguem ir direto ao ponto e conferir rapidamente o que é mais urgente a ser adquirido.

Prontamente, isso já reduz a necessidade de se investir pesado em consultorias jurídicas para descobrir quais informações são apropriadas e podem ser utilizadas sem maiores preocupações. Ao redor do mundo, vem crescendo o número de leis e regulações sobre posse e proteção de dados — no Brasil, a recém-vigente LGPD impõe diversas regulações sobre os dados na posse de uma organização —, demonstrando o valor legal de boas práticas de governança. Dessa forma, quaisquer impactos financeiros oriundo do descumprimento de alguma legislação são mitigados.

A governança da informação também garante que uma empresa não terá de lidar com informações desnecessárias ou não-requisitadas, deixando os funcionários mais livres para que foquem no que é mais importante e urgente, utilizando o que há de mais certo e preciso. Se o seu departamento de vendas, por exemplo, já tiver dados sobre um possível cliente à disposição, ele pode tomar decisões mais inteligentes e embasadas e, assim, fechar negócio mais rapidamente do que de costume.

Na vanguarda da governança

Há anos que hospitais, clínicas e planos de saúde têm se dedicado na migração dos registros físicos de pacientes para o ambiente digital. Enquanto essa evasão do papel para o digital é o objetivo principal para grande parte do setor da saúde, a cura não pode ser pior que a doença. De nada adianta apostar em uma transição que não deixe as informações plenamente acessíveis para aqueles que precisam delas, assim como não se pode ignorar ou passar batido por etapas cruciais para a segurança de dados pessoais e sensíveis, deixando-os expostos a crimes virtuais.

O National Health Service, o sistema de saúde público do Reino Unido, vem investindo em um programa de governança da informação desde 2006, passando por diversas leis e decretos. Ressaltam, como motivos fundamentais para adoção dessas práticas, a revisão e melhorias do serviço já entregue ao cidadão, a formulação de pesquisas para descobrir quais tratamentos funcionam melhor e são mais adequados para cada paciente e o planejamento de ações de saúde pública mais abrangentes. Há de se considerar que o órgão não lida com um volume pequeno de dados: estima-se que, a cada 36 horas, mais de um milhão de pacientes sejam impactados direta ou indiretamente por ele.

 

Os desdobramentos da governança corporativa e da informação são muitos. Recentemente, falamos muito sobre o ESG, que expande essas práticas para fatores socioambientais e já funciona como um critério de distinção mercadológica, principalmente entre investidores. A governança saiu dos limites internos das empresas e, mais do que nunca, afeta diretamente a percepção geral sobre elas.

Se você quiser conhecer melhor nossas soluções de gestão e qualidade de dados, fale conosco! Para mais conteúdos assim, continue acompanhando nosso blog e assine nossa newsletter.

Se inscreva na nossa newsletter